Effectiever beoordelen, en nog persoonlijker ook

e0edc2c0

 

Mijn dochter was 17 toen ze met de Pabo begon. Ik heb veel van haar geleerd. Sterker nog, mijn aanpak over de drie dimensies van succes (zie boek op hrxpress.nl) is daar mede op gebaseerd.

Het mooie aan de Pabo is dat de leerlingen vanaf het begin al wekelijks 1 dag per week stage lopen. In december kocht mijn dochter 30 kerstkaarten. Voor haar leerlingen van de stageklas. Op een avond begon ze met schrijven. De avond erna weer. Een week later was ze nog bezig. Omdat ik zelf erg effectief ben, vroeg ik haar waarom het zolang duurde, je kunt toch wel 30 kaarten in één avond schrijven? Wat ze toen zei heeft me erg geraakt en ik trok al vrij snel de parallel met organisaties.

Ze zei: “Pap, ik wil voor elk kind een persoonlijke kerstwens schrijven. Ellis, van wie haar vader zonder werk zit, wens ik dat haar vader weer snel een baan vindt. Ernst, wiens zusje erg ziek is, wens ik sterkte. Bij sommige kinderen weet ik niet wat er speelt, dus daar richt ik me dan op mijn volgende stagedag wat extra op. Ik wil meer van ze weten, want alleen dan kan ik iets persoonlijks wensen.”

Het flitste gelijk door mijn hoofd. Hoeveel managers kunnen een persoonlijke kerstwens schrijven aan al hun medewerkers?

Toch besteden we jaarlijks veel tijd aan het invullen van beoordelingsformulieren. We werken keurig de lijst van punten af en scoren daar onze medewerkers op. Leg je alle formulieren bij elkaar, dan zie je maar weinig differentiatie. We steken als manager dus wel tijd in het willen kennen van onze medewerkers (althans hoe ze in hun werk zijn), maar hoe effectief, hoe persoonlijk is dat eigenlijk? Zie jij ook met lede ogen aan dat goede medewerkers vertrekken en mensen die je minder ziet zitten, aanblijven. Beoordelen is dan misschien steeds geavanceerder geworden, maar in mijn ogen mist het zijn doel volledig.

Wat nu? Beide inzichten heb ik geprobeerd te vereenvoudigen in een model van drie dimensies, dat inmiddels door verschillende organisaties wordt gebruikt. En hoe logisch het ook lijkt, managers hebben er toch eigenlijk moeite mee. Het vraagt namelijk wel openheid naar je medewerkers toe, je kunt je niet meer verschuilen achter een lijstje. Moet je wel durven.

Hoe ziet het eruit? Stel jezelf per medewerker drie vragen die je alleen met Ja of Nee beantwoordt. Bij voorkeur doe je dat in een groep van managers en bespreek je elkaars medewerkers. HR kan dan als facilitator optreden om dit proces in goede banen te leiden, en natuurlijk kan ik je daar ook bij helpen.

Presteert Peter? Ja of Nee? Past Peter bij onze cultuur, vinden we hem geschikt, krijgen we energie van elkaar? Ja of Nee? En zien we Peter over een paar jaar nog bij ons werken, gaat hij mee met de ontwikkelingen, is hij wendbaar? Ja of Nee? En dit doe je niet alleen voor Peter, maar voor al je medewerkers. Probeer aan de hand van drie eenvoudige vragen, waarvoor je ook niet in systemen hoeft te duiken, een beeld te krijgen van al je medewerkers. En schrijf op basis van deze differentiatie je beoordeling.

Moet je eigenlijk wel voor iedereen het hele formulier invullen, en alle punten doornemen? Of laat soms je ‘invuloefening’ achterwege. Aan iemand die niet presteert en niet bij je cultuur past zou ik geen tijd besteden. Start je formulier met bovenstaande drie vragen, en laat de rest oningevuld. Heb een gesprek van maximaal 5 minuten waarin je duidt dat je hem/haar niet vindt presteren en passen en hoop op een verbetering volgend jaar. Zeg gerust dat je er geen tijd in hebt gestoken, omdat je denkt dat hij/zij in een andere organisatie misschien beter tot recht komt. Geef het verder geen aandacht en beëindig het gesprek. Best spannend, ik weet het, maar ik weet ook dat het voor beide partijen uiteindelijk oplucht.

Vul ook niet alles in voor je medewerkers die wel presteren, waar je wel energie van krijgt, en die je over een paar jaar nog graag in je team hebt! Waardeer ze. Schrijf eigenlijk een persoonlijke kaart waarop je aangeeft wat je in hen waardeert. Geef aandacht aan het positieve, want wat je aandacht geeft, groeit. Je hoeft niet te zeggen wat beter kan, doe dat alsjeblieft in de rest van het jaar, en besteedt het jaarlijkse gesprek als een formele waardering. Je hebt elkaar nodig om succesvol te zijn. Ben blij met elkaar.

Misschien lukt het je nog niet om, net als mijn dochter, van iedereen genoeg te weten om hen een persoonlijke wens te kunnen schrijven, maar ik beloof je dat de beoordelingsgesprekken opener en effectiever worden. En met de mensen die je waardeert ga je een sterkere band opbouwen, waardoor prestatie, loyaliteit en wendbaarheid snel zichtbaar verbeteren in je team.

Ik wens je een bijzondere beoordelingsronde dit jaar.